Algemene voorwaarden, privacyverklaring

Privacyverklaring

Privacyverklaring: Dit is de privacyverklaring van mr. Michaëla B.M. Kaaij (Kaaij Advocatuur Mediation en Coaching) , gevestigd aan de St. Annastraat 198 G te Nijmegen- hierna te noemen de advocaat of de mediator of wij. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die contact met ons hebben. In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 024-3245937 of e-mail: info@ kaaijadvocaten.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De advocaat of de mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Advocatendossier en Mediationdossier

Indien u een opdracht aan de advocaat of mediator verstrekt, verwerkt de advocaat of mediator persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de advocaat of mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp waarvoor u bij de advocaat of mediator bent kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Facturering

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de advocaat of mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Wanneer u contact opneemt

Indien u contact met ons opneemt via het, per e-mail of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer en de reden waarom u contact met ons zoekt.

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Advocatendossier en Mediationdossier

De advocaat of de mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een opdracht om het dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming  volgens de algemene voorwaarden van kantoor, want anders kunt u  geen gebruik maken van de diensten van de advocaat of de mediator, omdat de advocaat of de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De advocaat of de mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De advocaat of de mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het dossier dan ook moeten sluiten, waarbij wel rekening wordt gehouden met de wettelijke verplichtingen.

Facturering

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Advocatendossier en Mediationdossier

Wij bewaren het advocatendossier , het mediationdossier, en de persoonsgegevens en overige contactgegevens die daarin zijn opgenomen, maximaal jaar nadat het dossier gesloten is. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan 7 jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de advocaat of de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal en fysiek dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de advocaat of de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider en in onze professionele softwareprogramma’s. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de advocaat of de mediator heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de mediator de financiële administratie verricht, te weten het accountantkantoor ETL-BNA Bureau Notariaat & Advocatuur met welk kantoor eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een betreffende zaak , een klacht tegen de advocaat 0f de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de betreffende instanties , die de klacht behandelen.  Uw gegevens behoren door door die  instanties vertrouwelijk behandeld te worden.

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Wij werken in een cloud met professionele software en bedrijven. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

  1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
  2. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
  3. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
  4. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
  5. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Nijmegen, januari 2021

Liever de privacyverklaring downloaden? Download onze privacyverklaring dan hier.